1. Do zadań Wydziału należy:
1) wykonywanie zadań zleconych związanych z wyborami Prezydenta RP, do Sejmu
i Senatu, samorządu terytorialnego, Parlamentu Europejskiego, ławników sądowych oraz z przeprowadzaniem referendum,
2) prowadzenie Sekretariatu Urzędu,
3) prowadzenie kancelarii ogólnej,
4) gromadzenie oświadczeń majątkowych Burmistrza, Zastępców Burmistrza, Sekretarza, celem zamieszczenia w BIP,
5) prowadzenie rejestru kontroli,
6) prowadzenie i aktualizowanie Biuletynu Informacji Publicznej,
7) przekazywanie właściwym Wydziałom i innym komórkom organizacyjnym zadań wynikających z uchwały Rady, wniosków Komisji oraz Zarządzeń Burmistrza,
8) prowadzenie zbiorczej ewidencji skarg i wniosków wpływających do Urzędu, przekazywanie ich do załatwienia właściwym Wydziałom i innym komórkom organizacyjnym,
9) organizowanie przyjęć interesantów w sprawach skarg i wniosków,
10) organizowanie obsługi dyżurów radnych w Urzędzie oraz rejestrowanie zgłoszonych spraw i nadawanie im dalszego biegu,
11) zabezpieczanie obsługi techniczno-biurowej posiedzeń, konferencji i narad zwoływanych przez Burmistrza,
12) prowadzenie spraw kadrowych pracowników Urzędu oraz dyrektorów przedsiębiorstw i zakładów, dla których Burmistrz Miasta Kościerzyna jest organem założycielskim, w tym:
a. gospodarowanie etatami i funduszem płac w Urzędzie,
b. sprawy szkoleń i doskonalenia zawodowego pracowników Urzędu,
c. dokonywanie analiz sytuacji kadrowej w Urzędzie,
d. kontrola dyscypliny pracy w Urzędzie,
e. kontrola wykorzystania urlopów wypoczynkowych i innych wynikających
z przepisów prawa pracy,
f. przygotowywanie na polecenie Burmistrza wniosków o nadanie odznaczeń państwowych i innych,
g. organizowanie okresowych badań lekarskich pracowników, wydawanie świadectw pracy byłym pracownikom Terenowych Organów Administracji Państwowej,
h. przeprowadzanie ocen kwalifikacyjnych pracowników Urzędu zgodnie
z obowiązującymi przepisami prawa,
13) prowadzenie Rejestru Komunalnego Instytucji Kultury,
14) sporządzanie list płac i kart wynagrodzeń,
15) obliczanie zasiłków, nagród jubileuszowych i innych świadczeń,
16) wystawianie zaświadczeń o zarobkach,
17) rozliczanie z Urzędem Skarbowym podatku dochodowego od osób fizycznych
oraz rozliczanie z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych,
18) prowadzenie zarządu budynkami administracyjnymi;
19) gospodarka lokalami biurowymi w Urzędzie,
20) prowadzenie spraw organizacyjnych dotyczących remontów, bieżących napraw
oraz konserwacji budynków Urzędu,
21) prowadzenie księgi obiektu budynku Urzędu,
22) zaopatrzenie materiałowe i techniczne na cele administracyjne, gospodarka środkami rzeczowymi, zakupy urządzeń i materiałów biurowych, druków
i formularzy; Bieżące naprawy i konserwacja urządzeń biurowych,
23) wdrażanie postępu technicznego w zakresie mechanizacji pracy biurowej,
24) prowadzenie biblioteki, archiwum zakładowego, małej poligrafii oraz zapewnienie łączności telefonicznej, faksowej i elektronicznej,
25) prowadzenie spraw związanych z zamawianiem i likwidacją pieczęci i tablic urzędowych,
26) prowadzenie kontroli zabezpieczenia przeciwpożarowego,
27) prowadzenie gospodarki samochodowej Urzędu, zaspokajanie potrzeb komunikacyjnych w sprawach służbowych,
28) prowadzenie spraw związanych z zabezpieczeniem mienia,
29) sprawowanie kontroli i nadzoru nad estetycznym utrzymaniem pomieszczeń
w Urzędzie oraz nad pracą pracowników gospodarczych,
30) prenumerowanie czasopism oraz zaopatrzenie Urzędu w wydawnictwa specjalistyczne,
31) prowadzenie gospodarki odzieżą ochronną, roboczą i umundurowaniem,
32) prowadzenie spraw socjalnych pracowników i ich rodzin, rencistów i emerytów,
33) prowadzenie rejestru Zarządzeń Burmistrza oraz przekazywanie podjętych Zarządzeń poszczególnym komórkom organizacyjnym,
34) sprawowanie stałego nadzoru nad Gminnymi jednostkami organizacyjnymi,
z uwzględnieniem obowiązujących przepisów prawa,
35) prowadzenie spraw związanych z obsługą działalności Rady i jej Komisji,
a w szczególności:
a. kompletowanie materiałów na sesje Rady Miasta i posiedzenia Komisji,
ich podział i wysyłka,
b. przygotowywanie niezbędnych materiałów na sesje Rady Miasta i posiedzenia Komisji,
c. prowadzenie rejestru uchwał Rady Miasta, interpelacji i zapytań radnych, opinii
i wniosków Komisji oraz czuwanie nad terminowym ich załatwieniem,
d. prowadzenie rejestru postulatów i wniosków mieszkańców zgłaszanych
na spotkaniach i dyżurach radnych,
e. udział w opracowywaniu projektów uchwał Rady Miasta,
f. współdziałanie z Przewodniczącymi Komisji w zakresie przygotowania posiedzeń pod względem porządku obrad, zaproszonych referentów i gości,
g. prowadzenie protokolarza z sesji Rady Miasta oraz posiedzeń Komisji,
h. archiwizacja dokumentacji Rady Miasta i Komisji Rady,
i. przekazywanie ustaleń z obrad Rady Miasta i Komisji do Sekretariatu Urzędu,
j. prowadzenie biura Przewodniczącego Rady Miasta,
k. gromadzenie oświadczeń majątkowych radnych, celem zamieszczenia w BIP.

 

2. W zakresie administracji systemem informatycznym:
1) realizacja zadań wynikających z przepisów o bezpieczeństwie systemów informatycznych i danych zapisanych na nośnikach informatycznych wynikająca
z ustawy o ochronie danych osobowych oraz rozporządzeń ministrów w tej sprawie,
2) nadzorowanie posiadanego sprzętu i oprogramowania,
3) nadzór nad eksploatacją sprzętu i oprogramowania,
4) administrowanie sieciowe systemem operacyjnym,
5) administrowanie relacyjnymi bazami danych,
6) nadzorowanie procesu wdrażania programów w Urzędzie,
7) bieżąca pomoc użytkownikom sprzętu komputerowego i oprogramowania
w zakresie ich eksploatacji,
8) szkolenie pracowników w zakresie podstaw obsługi sprzętu komputerowego
i programów,
a. sporządzanie planów w zakresie: rozwoju informatyki w Urzędzie,
b. budżetu w zakresie dotyczącym informatyzacji Urzędu,
c. instalacji komputerowej,
d. informatyzacji poszczególnych stanowisk pracy w Urzędzie oraz ich wyposażanie w sprzęt komputerowy i narzędzia programowe,
9) nadzór nad instalacją komputerową,
10) archiwizowanie danych.

3. W zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy:
1) sporządzanie i przedstawienie Burmistrzowi Miasta, co najmniej raz w roku, okresowych analiz stanu bhp,
2) prowadzenie kontroli przestrzegania bezpieczeństwa i higieny pracy,
3) stwierdzanie zagrożeń zawodowych,
4) przeprowadzanie kontroli warunków pracy,
5) zgłaszanie wniosków dotyczących poprawy stanu bhp,
6) przygotowywanie projektów wewnętrznych zarządzeń i instrukcji dotyczących bhp,
7) rejestracja, kompletowanie i przechowywanie dokumentów dotyczących wypadków przy pracy, chorób zawodowych oraz wyników badań środowiska pracy,
8) udział w dochodzeniach powypadkowych,
9) współdziałanie ze społeczną inspekcją pracy,
10) udział w pracach zakładowej komisji bhp,
11) współpraca z organami Państwowej Inspekcji Sanitarnej w zakresie organizowania systematycznych badań i pomiarów czynników szkodliwych dla zdrowia.

4. W zakresie Biura Obsługi Mieszkańca:
1) udzielanie kompleksowej informacji interesantom o:
a. rodzaju, miejscu i trybie załatwienia spraw,
b. stopniu zaawansowania spraw,
c. Urzędzie Miasta oraz miejskich jednostkach organizacyjnych,
d. uchwałach Rady Miasta Kościerzyna,
e. wysokości opłat i podatków lokalnych,
2) wspomaganie działalności merytorycznej Wydziałów Urzędu Miasta,
3) dostarczenie interesantom zestawu ujednoliconych formularzy,
4) przyjmowanie korespondencji dostarczanej bezpośrednio przez interesantów,
5) sprawdzanie zgodności przedkładanych dokumentów z wymogami procedur,
6) podejmowanie działań na rzecz osób niepełnosprawnych korzystających z usług Urzędu, udzielanie im pomocy w załatwieniu spraw w Urzędzie oraz podejmowanie działań służących ochronie ich interesów,
7) współpraca Biura z wydziałami Urzędu w zakresie aktualizacji procedur, druków, instrukcji oraz przepisów prawnych dotyczących załatwienia spraw.

5. W zakresie ewidencji ludności i dowodów osobistych:
1) wykonywanie czynności związanych z wydawaniem dokumentów tożsamości,
2) prowadzenie ewidencji ludności,
3) opracowywanie decyzji administracyjnych orzekających w sprawach wymeldowania
i zameldowania,
4) prowadzenie i aktualizacja rejestru wyborców,
5) sporządzanie spisów wyborców i przygotowywanie list wyborczych, stosownie
do utworzonych obwodów głosowania, w wyborach Prezydenta RP, do Sejmu
i Senatu RP, władz samorządowych, Parlamentu Europejskiego oraz
do przeprowadzenia referendum,
6) prowadzenie archiwum dowodowego.